Cabinet RH ou consultant : proposer des formations avec financement possible, sans certification propre

Oui. Grâce au portage Qualiopi, un cabinet RH ou un consultant indépendant peut proposer à ses clients des formations pour lesquelles un financement est possible selon la situation de l'entreprise et l'éligibilité de la formation (OPCO, CPF avec participation forfaitaire à la charge du titulaire, etc.), sans détenir lui-même la certification. Un organisme certifié porte alors l'action : c'est lui qui contracte avec l'entreprise cliente, et le consultant anime la formation comme sous-traitant. Ce montage est légal, mais il impose des règles précises, surtout depuis l'encadrement de la sous-traitance CPF en 2024.

En bref

• Qualiopi conditionne l'accès aux fonds publics et mutualisés (OPCO, État, Régions, France Travail) depuis le 1er janvier 2022.
• Le portage repose sur un contrat de sous-traitance : l'organisme certifié commercialise, vous animez.
• Pour le CPF, le sous-traitant doit en principe détenir les mêmes certifications que l'organisme référencé depuis le 1er avril 2024.
• Le porteur reste responsable de la qualité : attendez-vous à être sélectionné, outillé et suivi.

Pourquoi un cabinet RH sans Qualiopi ne peut-il pas faire financer ses formations ?

Le blocage vient de la loi du 5 septembre 2018. Elle a créé une certification qualité unique, délivrée par un organisme tiers sur la base d'un référentiel national. Selon la page QUALIOPI de la DREETS Normandie, cette certification est exigée depuis le 1er janvier 2022 de tous les prestataires, formateurs indépendants compris, qui veulent accéder aux fonds publics ou mutualisés : OPCO, État, Régions, Caisse des dépôts, France Travail, Agefiph.

Concrètement, votre client, une PME de 30 salariés par exemple, demande à son OPCO de financer la formation de ses managers. L'OPCO vérifie d'abord l'organisme. La page Bénéficier de financements de l'OPCO EP le dit sans détour : sans certification Qualiopi de l'organisme, l'OPCO ne peut pas financer l'action. Votre expertise peut être excellente, la demande s'arrête là.

Trois options s'offrent alors au cabinet :

1. Vendre la formation hors financement, au prix plein, ce qui limite souvent la taille des projets.
2. Engager sa propre démarche de certification, avec un audit initial, des audits de surveillance et un système qualité à tenir dans la durée.
3. Passer par un organisme certifié qui porte l'action, c'est le portage.

La deuxième option se défend pour un cabinet qui forme beaucoup et toute l'année. Pour un consultant qui réalise quelques sessions par an à côté de son activité de conseil, la charge administrative pèse vite plus lourd que l'activité elle-même.

Le portage Qualiopi pour un cabinet RH, est-ce légal ?

Oui, à condition de le présenter pour ce qu'il est : une sous-traitance. Le terme « portage » vient du langage courant du secteur. Juridiquement, l'organisme certifié est le prestataire de l'entreprise cliente. Il signe la convention de formation, il facture, il répond de la qualité devant le financeur et devant son certificateur. Vous intervenez comme sous-traitant, par contrat, pour la partie pédagogique.

Le référentiel national qualité prévoit ce cas. Son indicateur 27 demande au prestataire qui fait appel à la sous-traitance de démontrer comment il vérifie que ses sous-traitants respectent le référentiel. Le guide de lecture du ministère classe le non-respect de cet indicateur, même partiel, en non-conformité majeure. Un porteur sérieux a donc tout intérêt à vous sélectionner, à vous outiller et à contrôler vos dossiers. S'il ne vous demande rien, méfiez-vous.

Le guide de lecture précise aussi un point utile : lors d'un audit, le certificateur vérifie les indicateurs chez le sous-traitant en fonction des missions confiées. Le Centre Inffo, dans son article Qualiopi : des précisions sur la sous-traitance, rappelle que certaines obligations, celles du critère 1 sur l'information du public notamment, incombent au donneur d'ordre. Sans contrat qui délimite les missions, l'auditeur contrôle l'ensemble des indicateurs. D'où l'importance d'un contrat de sous-traitance écrit et précis.

Une formulation à bannir, au passage : dire que vous utilisez « la certification » d'un autre. Qualiopi certifie un organisme, jamais une formation ni une marque. Les formations FormaRH sont dispensées par Back to Business – Formatrix, organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. Votre cabinet, lui, reste un sous-traitant.

Qu'est-ce qui a changé pour le CPF en avril 2024 ?

La loi du 19 décembre 2022 contre la fraude au CPF a encadré la sous-traitance des actions financées par Mon Compte Formation. Selon l'article du Centre Inffo CPF : un décret précise les conditions de recours à la sous-traitance, publié en janvier 2024, les règles s'appliquent aux contrats conclus depuis le 1er avril 2024 :

• le sous-traitant doit détenir les mêmes certifications et habilitations que l'organisme référencé, Qualiopi compris ;
• l'action sous-traitée ne peut pas être sous-traitée une seconde fois ;
• le sous-traitant ne doit pas avoir été déréférencé par la Caisse des dépôts ;
• le contrat est écrit et précise les missions, le contenu, les moyens, le suivi, la durée et le montant.

Le texte prévoit des exceptions pour certains travailleurs indépendants. Leur périmètre exact se vérifie au cas par cas avec l'organisme porteur.

Pour un cabinet RH, la conséquence est claire. Le portage reste adapté aux formations financées par l'OPCO de l'entreprise cliente, dans le cadre de son plan de développement des compétences. Pour le CPF, la question se pose autrement et doit être tranchée avant toute promesse à un client. Le bilan de compétences obéit lui aussi à ses propres règles, que nous détaillons dans l'article sur l'ajout du bilan de compétences à l'offre d'un cabinet RH.

Qui fait quoi entre le cabinet et l'organisme porteur ?

La répartition des rôles évite la plupart des malentendus. Voici celle qui s'applique dans le portage tel que le pratique Back to Business (Formatrix), organisme qui porte les formations de FormaRH.

Le formateur se concentre donc sur ce qu'il fait le mieux : comprendre le besoin, concevoir, animer. Le porteur gère le reste, du premier contact administratif jusqu'à l'archivage des preuves.

Cette répartition a une limite qu'il faut accepter. Le contrat avec l'entreprise cliente est signé par l'organisme porteur. Vous gardez la relation commerciale et pédagogique avec votre client, mais la convention, la facture et les pièces qualité portent le nom du porteur.

Comment se déroule un portage, étape par étape ?

Chez FormaRH, le processus tient en quatre temps : contact, étude, convention, lancement. Derrière ces quatre mots, il y a un travail précis, que nous décrivons ici pour que vous sachiez à quoi vous engager.

1. Contact : vous présentez votre activité, vos thématiques et le projet de votre client. Une conseillère formation dédiée devient votre interlocutrice.
2. Étude : l'organisme vérifie votre profil avant toute collaboration. Il regarde votre expertise pédagogique (titre de formateur, expérience d'animation, parfois une session test), votre expertise métier et vos pièces légales : Kbis, attestation de responsabilité civile professionnelle, numéro de déclaration d'activité, attestation de vigilance et de régularité fiscale.
3. Convention : une fois le projet validé, l'organisme établit la convention avec l'entreprise cliente et le contrat de sous-traitance avec vous. Vous recevez les modèles : cahier des charges de conception, programme, analyse des besoins, déroulé pédagogique, tests.
4. Lancement : l'organisme envoie les convocations, vous animez, vous faites signer les émargements et recueillez les évaluations. L'organisme clôture le dossier auprès du financeur, puis vous règle sur présentation de votre facture.

Si vous cherchez un interlocuteur qui suive vos dossiers de près plutôt qu'une plateforme anonyme, Formatrix propose un portage Qualiopi avec accompagnement humain, avec une conseillère attitrée et un café pédagogique mensuel ouvert aux formateurs. Les conditions de partenariat propres à FormaRH sont détaillées sur la page partenariat pour cabinets RH et consultants.

Le montage du dossier de financement lui-même suit des étapes que nous avons décrites dans l'article sur le montage d'un dossier OPCO pour former des managers de proximité.

À quoi ressemble un portage pour un cabinet de trois consultants ?

Prenons un cas type : un cabinet de trois consultants RH installé à Mulhouse. Il accompagne depuis un an une PME industrielle de 40 salariés sur la réorganisation de ses équipes. Le dirigeant lui demande de former ses six chefs d'équipe à la conduite d'entretiens et à la délégation. Le cabinet n'est pas certifié Qualiopi et ne compte pas l'être : la formation représente une petite part de son chiffre d'affaires.

Sans portage, le cabinet facture la formation comme une mission de conseil. La PME paie seule. Le projet se réduit à une journée.

Avec un portage, le schéma change. Le cabinet contacte l'organisme porteur, qui vérifie le dossier du consultant animateur. L'analyse des besoins, rédigée par le consultant, sert de base au programme. L'organisme établit la convention avec la PME, qui dépose sa demande auprès de son OPCO. Le financement dépend alors des droits de l'entreprise, de son éligibilité et des règles de l'OPCO, qui peut accepter, refuser ou plafonner. Le cabinet ne promet rien sur ce point au dirigeant : il lui explique la démarche.

Ce cas type montre le vrai gain du portage. Le cabinet élargit son offre sans changer de métier, et le client accède à une démarche de financement qui lui était fermée.

Si ce schéma ressemble à l'un de vos clients, notez dès maintenant le projet, les dates envisagées et les pièces légales du consultant animateur : ce sont les premières choses demandées lors du premier échange.

Comment choisir son organisme porteur ?

Tous les porteurs ne se valent pas. Voici les points à vérifier avant de signer.

• La certification couvre la bonne catégorie d'action. Qualiopi se décline en quatre catégories : actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage. Vérifiez que la catégorie de votre projet figure sur le certificat de l'organisme.
• Le contrat de sous-traitance est écrit et détaillé. Missions, contenus, moyens, suivi, durée, montant. Un contrat flou vous expose autant que l'organisme lors d'un audit.
• L'organisme vous sélectionne vraiment. Une vérification de vos pièces et de votre pratique pédagogique est un bon signe : c'est la preuve qu'il prend l'indicateur 27 au sérieux.
• Les outils sont fournis. Modèles de programme, de tests, d'évaluations, émargement électronique ou papier.
• Un interlocuteur est nommé. Une conseillère formation dédiée évite de courir après une boîte mail générique quand un financeur demande une pièce.
• La rémunération est claire. Commission, délai de paiement après réception des fonds, cas d'un financement refusé : tout doit être écrit.
• Le discours reste prudent. Un porteur qui vous promet un financement assuré ou des dossiers sans effort vous expose. Aucun porteur ne décide à la place de l'OPCO.

Un dernier critère, souvent oublié : la qualité de la relation avec vos clients. L'organisme porteur va écrire à votre client, le convoquer, lui envoyer des questionnaires. Demandez à voir ces documents. Leur ton doit être compatible avec votre image.

Quelles erreurs fragilisent un portage ?

Certaines erreurs reviennent souvent dans les dossiers.

• Écrire dans vos supports que la formation elle-même porte le label Qualiopi, alors que Qualiopi vise l'organisme et non l'action.
• Promettre au client un financement avant la réponse de l'OPCO.
• Démarrer la formation avant que la convention soit signée.
• Oublier les émargements par demi-journée, ou les faire signer en fin de parcours.
• Négliger l'évaluation à froid, qui sert aussi à mesurer l'impact sur le terrain.
• Confondre portage pour l'OPCO et portage pour le CPF, alors que les règles diffèrent depuis avril 2024.

Un porteur qui relit les pièces avant l'envoi en rattrape la plupart.

Par où commencer votre portage Qualiopi de cabinet RH ?

Commencez par un seul projet client, concret et daté, plutôt que par une réflexion générale sur votre offre. Rassemblez le Kbis, l'attestation de responsabilité civile professionnelle, votre numéro de déclaration d'activité et un premier programme, même imparfait. Avec ces éléments, l'étude avance vite et vous saurez tôt si le portage convient à votre cabinet.

Pour faire le point sur ce premier projet, vous pouvez réserver un échange de 30 minutes avec une conseillère. Vous repartirez avec la liste des pièces à préparer et une lecture claire du montage, sans engagement.

Questions fréquentes

Mon cabinet peut-il garder ses propres clients en passant par un portage ?

Oui. Vous gardez la relation commerciale et pédagogique avec vos clients. L'organisme porteur apparaît sur la convention et la facture, parce qu'il est le prestataire juridique de l'action. Ce point mérite d'être expliqué à vos clients dès le premier échange.

Faut-il un numéro de déclaration d'activité pour être sous-traitant ?

Dans le portage pratiqué par Back to Business (Formatrix), le numéro de déclaration d'activité fait partie des pièces vérifiées, avec le Kbis, l'attestation de responsabilité civile professionnelle et l'attestation de vigilance. Renseignez-vous auprès de votre DREETS si vous n'en avez pas encore.

Le portage fonctionne-t-il pour le CPF ?

Les règles sont plus strictes. Depuis le 1er avril 2024, le sous-traitant d'une action CPF doit en principe détenir les mêmes certifications que l'organisme référencé, avec des exceptions pour certains travailleurs indépendants. Faites vérifier votre situation par l'organisme porteur avant tout engagement.

Le portage suffit-il pour que l'OPCO finance la formation ?

Non. Le portage permet à votre client de déposer une demande auprès de son OPCO. La décision dépend de ses droits, de son éligibilité et des règles de l'OPCO, notamment de ses priorités de branche.

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Cela dépend surtout de la complétude de votre dossier et du calendrier du financeur. Le délai de réponse de l'OPCO s'ajoute ensuite, et il varie d'un financeur à l'autre.

Article rédigé avec l'assistance d'une IA, sous la responsabilité éditoriale de Ludovic Albisser.